Première Urgence – Aide Médicale Internat recrute: Un(e) Coordinateur(trice) Logistique - RDC

Description de l'offre : Première Urgence – Aide Médicale Internationale est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 250 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PU-AMI intervient en appui à près de 3 millions de personnes dans 19 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient,  dans le Caucase et en France. Dans le cadre de nos activités en République Démocratique du Congo, nous recherchons un(e) Coordinateur Logistique. Le/la coordinateur/trice logistique est responsable du bon fonctionnement de la logistique afin de mettre à disposition les moyens nécéssaires au déroulement des programmes, et participe activement à la gestion de la sécurité sur la mission. Sécurité : Il/Elle assiste le/la Chef de mission dans la gestion de la securité. Il/Elle est en prise directe avec les aspects quotidiens et concrets de la gestion sécuritaire de la mission. Approvisionnements : Il/Elle coordonne les approvisonnements et livraisons pour les projets et les bases. Il/Elle est le/la garant/e du respect des procedures et des outils logistiques de PU-AMI mis en place sur la mission. Equipements durables : Il/Elle est responsable de la gestion des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie de la mission. Parc automobile : Il/Elle est responsable de la gestion du parc de véhicules (disponibilité, sécurité, maintenance…) pour le bon fonctionnement de la mission et la conduite des activités en accord avec les budgets disponibles. Fonctionnement des bases : Il/Elle appuie les équipes dans le cadre de ouverture / redéploiement / installation / réhabilitation / fermeture de bases. Représentation : Il/Elle représente l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux impliqués dans les domaines de la logistique et de la sécurité de la mission. Coordination : Il/Elle centralise et diffuse l’information logistique au sein de la mission et au siège et consolide le reporting interne et externe en la matière. 1.ASSURER LA SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES Il/Elle assiste le/la Chef de mission dans la définition des outils de gestion de la sécurité sur la mission, en collaboration avec les responsables de base concernés. Il/Elle met en œuvre et s’assure du respect des règles générales et des plans de sécurité mission et bases, fait en sorte qu’ils soient connus et compris de chacun (expatriés et nationaux), et s’assure du suivi de leur mise à jour. Il/Elle s’assure que les moyens matériels et humains en place soient adaptés au niveau de sécurité jugé optimal des bases et des équipes sur le terrain. Il/Elle participe à la collecte des informations sécuritaires sur les zones d’intervention de PU-AMI et diffuse celles-ci selon les canaux définis (CDM, RDB, +/- autres). Il/Elle participe à l’analyse du contexte et des conditions de sécurité sur la mission, alerte et émet des recommandations au/à la Chef de mission sur d’éventuels changements quant aux risques et mesures à mettre en œuvre. Il/Elle communique sur une base régulière avec les gardiens et chauffeurs sur les incidents, risques et attitudes à observer (réunions régulières et formations si nécessaire). Il/Elle procède à des évaluations des conditions de sécurité dans les zones d’intervention de PU-AMI et en dehors, selon les perspectives de développement opérationnelles envisagées. 2.GERER LA CHAÎNE D’APPROVISIONNEMENT a.Achats Il/Elle est le garant du respect des procédures d’achat, entre le terrain, la capitale et le siège, de l’achat direct à l’appel d’offre international, et supervise les processus d’achats de l’ensemble de la mission. Il/elle travaille en collaboration étroite avec le/la demandeur/euse des achats à forte spécificité technique et réalise les tests de conformité appropriés. Il/Elle s’assure que les contrats passés sont adéquats en termes d’efficacité et de protection pour PU-AMI. Il/Elle centralise et optimise le regroupement des achats. Il/Elle supervise l’identification et le référencement de fournisseurs et dispose de cotations détaillées pour les achats récurrents. Il/Elle consolide/met à jour le catalogue de prix de la mission pour les zones d’intervention de la mission. Il/Elle assure la bonne gestion de l’archivage des dossiers d’achats. b.Acheminements Il/Elle choisit les modes de transport et de conditionnement des marchandises. Il/Elle planifie et supervise les acheminements et livraisons de matériels jusqu’à leur destination finale. Il/Elle se coordonne avec le département logistique au siège pour l’acheminement des marchandises en provenance de l’étranger et supervise le processus éventuel de dédouanement. c.Stockage Il/elle est le garant de la bonne gestion et du suivi des stocks de la mission, selon les procédures et outils de PU-AMI. Il/Elle s’assure que ceux-ci soient connus, compris et appliqués sur toutes les bases de la mission. Il/Elle s’assure que les sites de stockage sont appropriés aux besoins de la mission et des marchandises à stocker (emplacement, aménagement, sécurité, salubrité…). Il/Elle organise les flux de marchandises, veille à la réception en qualité et en qualité des biens attendus, et réalise des contrôles physiques des marchandises stockées. Il/Elle est attentif aux dates de péremption, le cas échéant. Il/Elle s’assure du bon référencement des documents de mouvements / transferts. Il/Elle contrôle les rapports de stocks sur une base mensuelle. 3.GERER LES EQUIPEMENTS DURABLES DE LA MISSION : INFORMATIQUES, TELECOMS, ENERGIE Il/Elle définit les besoins techniques de la mission sur chaque base, et veille à ce que leur financement soit possible, notamment dans le cadre de la préparation de nouveaux projets. Il/Elle émet des recommandations techniques sur le choix des équipements informatiques, de télé/radiocommunication et d’approvisionnement en énergie. Il/Elle valide les choix des fournisseurs pour l’achat de nouveaux équipements. Il/Elle valide l’affectation des équipements, élabore les procédures d’utilisation et forme à leur manipulation. Il/Elle assure le suivi des équipements (état, localisation, propriétaire/bailleur…) par la mise à jour régulière des outils de suivi (liste d’immo) et la tenue d’inventaires physiques. Il/Elle supervise l’installation des équipements et s’assure du leur bon fonctionnement, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires. Il/Elle contrôle la consommation des équipements, le cas échéant, et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation. 4.GERER LE PARC AUTOMOBILE DE LA MISSION Il/Elle définit les moyens de locomotion adaptés aux besoins des projets de la mission, et veille à ce que leur financement soit possible, notamment dans le cadre de la préparation de nouveaux projets. Il/Elle assure le suivi des véhicules (état, localisation, propriétaire/bailleur…) et la mise à jour régulière des outils de suivi. Il/Elle s’assure du bon fonctionnement des véhicules, de leur maintenance et de la conduite des réparations nécessaires. Il/Elle contrôle la consommation des véhicules et procède si besoin aux ajustements nécessaires quant aux procédures d’utilisation. Il/Elle s’assure de la mise en place et du respect de plannings et d’outils de suivi de la gestion du carburant et de la maintenance (log books). Il/Elle veille en particulier aux questions de sécurité relatives à l’utilisation des véhicules (personnes autorisées, conditions particulières, équipements de sécurité…). 5.APPUYER LE FONCTIONNEMENT DES BASES (Installation / Redéploiement / Fonctionnement normal / Fermeture) Il/Elle contribue activement à l’ouverture et la fermeture de base(s) et éventuels redéploiements. Il/elle appuie le responsable de base pour l’organisation du volet logistique (installation équipements, recherche de bâtiments…). Il/Elle planifie et appuie les réhabilitations et installations nécessaires sur les différentes bases. 6.ASSURER LA CIRCULATION DE L’INFORMATION, LA COORDINATION ET LA REPRÉSENTATION SUR LES QUESTIONS LOGISTIQUES Il/Elle assure une circulation efficace de l’information logistique aux équipes terrain, capitale et siège. Il/Elle rédige ou participe à la rédaction des rapports internes pour tout ce qui concerne la logistique de la mission. Il/Elle assure la coordination logistique à l’échelle de la mission par des visites régulières des bases, des contrôles, du suivi, des formations… Il/Elle participe à la gestion financière et administrative dans son domaine d’activités. Il/Elle veille au respect des lignes budgétaires allouées au département logistique et établit ses besoins mensuels en trésorerie. Il/Elle participe à la rédaction de documents de projet en apportant un appui technique (chiffrage, estimation des besoins) et prépare les plans d’approvisionnement avec les personnes concernées. Il/Elle participe à la rédaction des rapports bailleurs (listes d’équipements, vérification des coûts de fonctionnement…) et s’assure de la bonne tenue et de l’archivage des dossiers d’achats (aide, équipements, locations, carburants…). Il/Elle participe enfin à la préparation des pièces logistiques en vue d’un audit à venir ou en cours. En externe, il/elle représente PU-AMI auprès des autorités pour toute question d’ordre logistique (enregistrement d’équipements, douanes…). En externe, il/elle développe et entretient également les relations avec les entités partenaires, notamment dans le cadre de forum de coordination ONG pour toute question d’ordre logistique et sécuritaire. 7.SUPERVISER ET ENCADRER LES EQUIPES LOGISTIQUES Il/Elle supervise l’ensemble de l’équipe logistique, directement ou non. Il/Elle rédige ou valide les profils de postes et réalise ou délègue les entretiens d’appréciation. Il/Elle anime les réunions de travail, arbitre les conflits éventuels, définit les priorités et les chronogrammes d’activités. Il/Elle participe au recrutement de l’équipe logistique ainsi et à la décision de mettre fin à un contrat de travail. Il/Elle assure et/ou supervise la formation continue aux procédures et outils de PU-AMI  des membres nationaux et internationaux de l’équipe logistique, en capitale et sur les bases. Il/Elle appuie le/s Responsable/s de base dans la conduite de leurs activités logistiques, dans une relation fonctionnelle et non hiérarchique. Il/Elle élabore le plan d’action du département logistique en fonction des objectifs définis dans la programmation annuelle de la mission. Expériences / Formation du candidat FORMATION : Bac + 2 à + 5 - Secteur logistique (achat, transport…) Bioforce EXPERIENCE PROFESSIONNELLE : Expérience Humanitaire d'un an minimum Expérience Technique de 2 ans minimum Expérience à l'International indispensable Expérience en gestion de la sécurité Expérience dans un contexte similaire CONNAISSANCES & APTITUDES : Connaissance des procédures de stocks, gestion de parc de véhicules, télécommunications,… Connaisances procédures bailleurs institutionnels (OFDA, ECHO, AAP, agences UN…) Maîtrise des  techniques (communication, énergie, éléctricité, informatique) Bonne qualité rédactionnelle INFORMATIQUE : Maitrise du Pack Office indispensable Langues parlées du candidat LANGUES : Maitrise du Français indispensable Qualité du candidat Autonomie, prise d’initiative et sens des responsabilités Bonne résistance au stress Sens de la diplomatie et de la négociation Bonne capacité d’analyse et de discernement Organisation et gestion des priorités Adaptabilité en fonction de l’évolution des priorités Pragmatisme, objectivité et prise de recul Force de propositions Sens de l’engagement Fiabilité et rigueur Capacité à déléguer et à superviser le travail d’une équipe multidisciplinaire Durée du contrat SALARIE en Contrat à Durée Déterminée Salaire / Indemnité SALAIRE BRUT MENSUEL : de 1 980 à 2 310 Euros selon parcours en Solidarité Internationale + majoration de 50€ par semestre d’ancienneté avec PU-AMI FRAIS PRIS EN CHARGE notamment transport AR Domicile / Mission, visas, vaccins… ASSURANCE comprenant couverture médicale et complémentaire santé, assistance 24/24h, rapatriement et prévoyance HEBERGEMENT  en maison collective FRAIS DE VIE (« Per diem ») de 600 Euros REGIME DE BREAK : 5 jours ouvrés à 3 et 9 mois de mission + prime de break REGIME DE CONGES PAYES : 5 semaines de CP / an + billet A/R au domicile tous les 6 mois Documents à envoyer CV + lettre de motivation Email de la personne contact recrutement@pu-ami.org

Date d'expiration : 2014-09-29