La BAD recrute: Assistante de haute direction - Tunisie

Description du poste : Titre du poste: Bureau de l’Envoyée Spéciale en Genre - Assistante de haute direction Grade: G8 Poste N°: 50000258 Référence: N°ADB/14/035 Date de publication: 22/08/2014 Date de clôture: 12/09/2014 Objectifs La Banque africaine de développement est la principale institution de financement du développement en Afrique. Au sein de la Banque, le Bureau de l’Envoyée Spéciale en Genre a été créé dans le cadre des réformes introduites au titre de la stratégie à long-terme de la Banque 2013-2022 visant à mobiliser les parties prenantes internes et externes pour promouvoir l’égalité du genre et contribuer à une croissance inclusive et verte. Le bureau de l’Envoyée Spéciale en Genre a pour mission la coordination  de toutes les activités liées au genre, d’assurer l’intégration de la dimension genre dans toutes les politiques et directives de la Banque, et de faciliter la transformation de la Banque en un employeur qui valorise l’égalité du genre et investi pour un cadre de travail amical et favorable à la famille. L’Assistante de haute direction fournit une assistance administrative et des services de secrétariat à l’Envoyée Spéciale, en assurant le  fonctionnement quotidien et la coordination des activités administratives de son bureau, ainsi que la gestion de l’interface de son bureau avec d’autres services internes et externes à la Banque. Elle assure aussi la préparation et le suivi du programme de travail et du budget du Bureau sous la supervision directe du Conseiller de l’Envoyée Spéciale. Fonctions et responsabilités Sous la supervision générale de l’Envoyée Spéciale en Genre, l’Assistante de haute direction sera chargée des tâches suivantes: Organiser et gérer le Secrétariat de l’Envoyée Spéciale. Superviser le système de traitement, de classement et de suivi des documents du Bureau de l’Envoyée Spéciale. Participer à la gestion et à la mise à jour de l’agenda et du compte de messagerie électronique de l’Envoyée Spéciale. Filtrer et orienter les visiteurs, le courrier, le courriel et les appels téléphoniques entrants, avec une attention particulière aux questions urgentes et prioritaires qui requièrent l’attention de l’Envoyée Spéciale. Rédiger, saisir et distribuer les notes, les lettres d’accusé de réception et les réponses aux correspondances, et en assurer le suivi auprès des membres concernés de l’équipe du Bureau de l’Envoyée Spéciale. Assurer la relecture des documents de routine préparés à l’attention et pour la signature de l’Envoyée Spéciale, en collaboration avec les membres concernés de l’équipe du Bureau de l’Envoyée Spéciale et sous la supervision du Conseiller de l’Envoyée Spéciale. Coordonner la préparation et le suivi de la mise en œuvre du programme de travail et du budget du Bureau de l’Envoyée Spéciale. Planifier les réunions entre l’Envoyée Spéciale et les principales parties prenantes au sein et à l’extérieur de la Banque, et rassembler la documentation et les notes y afférentes. Noter les engagements, les invitations et  autres requêtes pour la réunion hebdomadaire de planning. Coordonner les missions, modalités de déplacement et d’hébergement et produire un dossier contenant l’agenda et les documents de référence pour l’Envoyée Spéciale et le Conseiller de l’Envoyée Spéciale. Assurer un relais fluide des actions entre le Bureau de l’Envoyée Spéciale et d’autres services, les partenaires externes et la clientèle. Coordonner les dispositions nécessaires pour l’accueil des délégations étrangères. Fournir une assistance administrative à l’Envoyée Spéciale et à son conseiller, y compris dans la préparation des formulaires administratifs, le traitement des demandes dans le programme SAP, et dans le processus de recrutement et de gestion  des consultants et de leur paiements. Assurer la supervision, la formation et l’encadrement du personnel d’appui du bureau de direction. Le présent poste ne donne pas droit aux conditions d’emploi international (Le titulaire de ce poste sera recruté au plan local et ne bénéficiera donc pas du statut de fonctionnaire international) Profil recherché: Notamment compétences, connaissances et expérience souhaitables Etre titulaire au moins d’une Maîtrise ou d’un diplôme équivalent en gestion d’entreprises, gestion des ressources humaines, finances ou d’autres domaines connexes; Avoir au moins six (6) années d’expérience pertinente. Une expérience professionnelle dans une BMD serait un atout. Avoir d’excellentes compétences administratives, dactylographiques et informatiques; être capable d’analyser et rédiger des rapports; être capable de gérer des tâches multiples successivement et avoir un excellent parcours en matière d’obtention des résultats; Aptitude à établir des partenariats et à produire des résultats adaptés aux besoins et aux intérêts à long terme de la clientèle au sein et à l’extérieur de la Banque; Aptitude à produire un travail de qualité supérieure sur des questions variées et à brève échéance, à prendre des risques  prudents et des décisions efficaces et opportunes en faisant l’objet d’un minimum de supervision. Justifier d’une compétence avérée en communication écrite et orale en français et/ou en anglais, avec une connaissance pratique de l’autre langue; Avoir une grande capacité de service à la clientèle, d’organisation et de planification ; Avoir un sens élevé de discrétion, de tact et de sensibilité  avec la clientèle et les parties prenantes internes et externes; Avoir une bonne maîtrise des logiciels types de la Banque (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP); Aptitude à travailler sous pression et dans un environnement multiculturel et complexe. Télécharger le document Bureau de l’Envoyée Spéciale en Genre - Assistante de haute direction (342 kB) Postuler en ligne Postuler Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d'un des pays membres de la BAD. Soumis par: Division Manager, CHRM.1 Approuvé par: Director, CHRM Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet joint seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances, et les candidatures féminines sont vivement encouragées: www.afdb.org/jobs

Date d'expiration : 2014-09-12

Liens de candidature en ligne :  http://ch.tbe.taleo.net/NA2/ats/careers/apply.jsp?org=AFDB&cws=4&act=addCart&rid=909