Préserver l'information numérique : un défi pour les PME

Comment s'assurer que l'entreprise pourra toujours accéder aux informations que renferment les multiples fichiers qu'elle manipule, dans cinq, dix ans, voire plus ? Encore mal cerné par les PME, le sujet pose de multiples défis aux petites et moyennes organisations.

Peu d'entreprises de taille moyenne ont réellement mesuré le risque majeur que pose le numérique à savoir l'illisibilité de certains documents nécessaires à l'entreprise du fait de l'obsolescence des formats de fichiers ou de la dégradation des supports d'archivage les renfermant.

La question des supports de stockage est souvent la première qui se pose. La durée de vie des disques durs ne dépasse guère les cinq ans. Pour les disques optiques, CD, DVD, les informations les plus contradictoires circulent. Il faut s'en tenir aux analyses statistiques du laboratoire national d'essais et de métrologie. Sur des échantillons représentatifs, les risques réels de perdre des données apparaissent sur 20 % des disques après 3 à 5 ans de stockage. La seule réponse crédible face à ces constats consiste à réaliser plusieurs copies des mêmes documents - j'en préconise trois, sinon quatre dont une stockée à distance - et de surveiller ces copies, en effectuant une relecture complète des supports tous les ans. Les offres de stockage en ligne peuvent constituer une alternative valide si on dispose de garanties sur la fiabilité et la confidentialité du service.

La jungle des formats de fichiers

Une autre épineuse question est celle des formats de représentation de l'information. Un exemple : les logiciels Word et PowerPoint de Microsoft Office 2007 ne peuvent plus ouvrir les fichiers créés par ces mêmes logiciels dans leur version de 1995. Cela conduit à privilégier des formats libres et normalisés et à éviter les formats non publiés. Si cela n'est pas possible, une surveillance de l'évolution des compatibilités logicielles est alors indispensable et il faut effectuer régulièrement des migrations de tous les fichiers archivés pour les enregistrer dans les versions les plus récentes du format. Dans ce domaine, le terrain s'est un peu aplani avec la publication et la normalisation de nombre de formats comme ODF (Open Document Format) pour la bureautique, ou encore PDF/A et PDF 1.8 d'Adobe. Microsoft a défini, publié le format OOXML (Office Open XML) puis obtenu la normalisation de ce dernier. La publication d'un format apporte en principe la garantie qu'il sera toujours possible de développer un logiciel de lecture sur la base des spécifications publiées. Cette idée est cependant un leurre si la complexité du format est hors du commun. A cet égard, OOXML est un exemple typique de cette complexité, la norme ne faisant pas moins de 8 000 pages. Restons cependant pragmatique : mieux vaut un format propriétaire publié et largement utilisé qu'un format ouvert resté confidentiel.

Ces considérations techniques ne doivent pas faire oublier que la préservation des documents est aussi une affaire de d'organisation. En premier lieu, il convient de mener une réflexion en vue d'identifier ce qu'il convient de conserver et pourquoi il faut le faire (répondre à des contraintes légales, assurer le bon fonctionnement de l'entreprise, lui permettre, le cas échéant, de se défendre, avec dans ce cas le besoin de prouver l'authenticité des dits documents). Ce travail doit déboucher sur un ensemble de règles régissant le mode de collecte, le rangement des différents éléments et le nommage des fichiers. Cette étape permet aussi d'estimer la volumétrie des archives.

Tout stocker et miser sur la puissance des moteurs de recherche ?

Il est tentant de vouloir tout conserver et à s'en remettre à la puissance des moteurs de recherche pour retrouver l'information mais c'est une solution de facilité à écarter. Au moment où il sera nécessaire de retrouver une information cruciale, l'organisation va se trouver confrontée à des fichiers aux métadonnées non renseignées, aux multiples versions d'un même document, aux fichiers qu'on ne retrouve plus du tout. Travailler avec méthode s'avère donc impératif.

L'autre question essentielle est de savoir qui sera en charge de constituer, surveiller, mettre à jour cette archive numérique. Les grands organismes confrontés au problème ont créés des services dédiés à l'archivage numérique. Les tâches liées à la préservation des documents importants exigent de la méthode, de la traçabilité, mais ne requièrent pas une technicité pointue en informatique. Elles vont se limiter à un ensemble d'actions précises qu'il faut exécuter au bon moment. Ce travail peut donc être pris en charge par un responsable informatique ou par toute personne suffisamment bien reliée aux différents services producteurs des documents à conserver.

Les tiers-archiveurs, spécialisés dans l'archivage papier, proposent des services en matière d'archivage numérique. Ces services restent pour l'heure limités à du stockage distant, et ne garantissent pas la lisibilité des contenus. Parfois cependant, ils sont capables de procéder à un horodatage des documents transmis, ce qui aura son importance dans le cadre d'un contentieux.

Conserver un archivage papier

Il subsiste encore des cas de figures sans solution satisfaisante, comme la conservation à long terme le contenu d'une base de données en état de fonctionnement ou encore la collecte automatique des messages pertinents, extraits des innombrables échanges de mails au sein d'une organisation.

La situation sur le terrain reste hétérogène. Certaines PME se limitent à des opérations de sauvegarde de la totalité des documents. D'autres, conscientes de ne pas maîtriser tous les volets du dossier, conservent un archivage papier, aux côtés d'un stockage numérique. Le sujet paraît complexe mais en réalité, la principale difficulté réside dans la maîtrise des flux de documents produits et dans l'identification de ce qui doit être préservé.

Par: Claude Huc


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