Action Against Hunger-USA recrute: Responsable Support Terrain - RDC

Description du poste : Intitulé du poste: Responsable Support Base et Pays de travail:Minova – Sud Kivu, République Démocratique du Congo Durée du contrat: 12 mois - renouvelables Date de début au poste souhaitée: ASAP Besoins de formation identifies: Kit log (si nouveau à ACF), induction ACF (si nouveau) Superviseur direct: Coordinateur Terrain Minova Superviseur technique: Adjoint Directrice Pays Support, et en cas d’absence Responsable Log Mission Finalité du poste: Assurer la gestion logistique, financière et RH de la base (et sous-bases) dans le respect des procédures définies pour la mission et des règles ACF pour assurer le meilleur soutien aux programmes sur sa zone Mission 1: Piloter l’activité Le Responsable Support est responsable de: du suivi et de l’analyse des indicateurs logistiques financiers et RH sur sa zone du dimensionnement des capacités logistiques sur la province du soutien aux Responsables de Programme dans l’évaluation de leurs besoins et aux staffs support dans leurs taches Exemple de tâches : Analyser les indicateurs, produire des recommandations et alerter pour optimiser la réponse logistique, financière et RH de la base (et sous-bases) Mettre à jour l’évaluation de la capacité logistique de la zone et planifier les réponses Mettre à disposition les informations logistiques, financières et RH nécessaires à la construction des projets, former et accompagner les staffs support et les Responsables de Programme Mission 2: Mettre en œuvre et garantir la performance de la chaîne d’approvisionnements Le Responsable Support est responsable de: du respect des procédures ACF à chaque étape de la chaîne d’approvisionnement de la performance en coûts, qualité et délais de la chaîne d’approvisionnement (achats, transport, stockage) sur sa zone du conseil, de l’information et des alertes aux demandeurs sur le traitement de leurs demandes de la connaissance du marché la plus large possible sur sa zone de la réalisation dans les délais et en qualité du reporting de son activité Superviser les activités des services support au niveau du terrain, en collaboration avec les responsables de département support Exemple de tâches : Mettre en œuvre des procédures logistiques ACF et former et accompagner les demandeurs et les fournisseurs sur le respect de ces procédures Contribuer à l’établissement du planning d’achats par projet au moment du lancement Suivre le planning des approvisionnements Consolider le prévisionnel de trésorerie Réceptionner et valider les demandes d’achats et assurer la mise a jour du suivi des achats Mettre en œuvre et organiser les achats dans les délais et selon les procédures ACF applicables à chaque achat (bien, travail, services, immobilier) Négocier et choisir le fournisseur Contrôler les livraisons aux bases et programmes Contrôler la gestion des stocks (conditions de stockage, rapport, date d’expiration) et des mouvements de stocks Collecter les données sur le marché et les fournisseurs locaux Mission 3: Mettre en œuvre et garantir la performance des moyens généraux Le Responsable Support est responsable de: Du respect des procédures logistiques ACF de gestion des moyens généraux (transport, équipements) la mise à disposition et de la maintenance des équipements logistiques nécessaires la maîtrise d’œuvre des constructions, réhabilitations et maintenance des structures nécessaires au fonctionnement de la base et du cadre de vie l’approvisionnement en eau et en énergie de toutes les structures nécessaires au fonctionnement de la base et du cadre de vie l’approvisionnement et la maintenance du parc véhicule la réalisation dans les délais et en qualité du reporting de son activité de la mise à disposition et du bon fonctionnement de moyens de communication fluides (voix et data) en accord avec les standards ACF de la sécurité du matériel et des utilisateurs la rationalisation des coûts dans l’utilisation des équipements l’appui au Coordinateur Logistique National dans les choix stratégiques d’équipement Exemple de tâches : Assurer ou superviser l’installation, la maintenance et la réparation des équipements Mettre à jour la liste d’équipement des bases Superviser la gestion du parc véhicule et des sources d’énergie : maintenance, planning, suivi des coûts, gestion administrative (assurance, documents) Superviser la gestion des équipes logistique et finance de la base (et sous-bases) Définir et faire respecter les règles d’utilisation des équipements Mission 4: Contribuer à la gestion de la sécurité Le Responsable Support est responsable de: la participation à la définition du plan sécurité local avec le Coordinateur Terrain la mise en œuvre des règles de sécurité sur les bases et du contrôle de leur bonne application Exemple de tâches : Entretenir un réseau efficace avec les acteurs locaux sur les questions de sécurité, collecter et analyser des informations pour la validation des mouvements, et les partager avec le Coordinateur Terrain Contribuer a la rédaction du Plan sécurité local Contrôler la bonne application des procédures et règles de sécurité, les rappeler et alerter le Coordinateur Terrain si nécessaire Mission 5: Assurer la gestion de la trésorerie Le Responsable Support est responsable de: la mise en œuvre et du respect des procédures de conservation et mouvement de fonds (Cash Management) sur la base (et sous-bases) la disponibilité des liquidités nécessaire et de la sécurité de leur stockage l’autorisation et la mise en paiement des demandes d’achat cohérentes avec le prévisionnel mensuel de ses bases Exemple de tâches : Apporter au Responsable Finance Mission des éléments sur le contexte de ses bases susceptibles d’impacter les procédures de conservation et mouvement de fonds. Collecter et compiler les prévisionnels de dépenses mensuels de chaque département Valider les modalités de paiement des contrats récurrents des bases et s’assurer de leur paiement à échéance Alerter le Responsable Finance Mission en cas d’incohérence entre les demandes d’achat et le prévisionnel mensuel Contrôler physiquement les caisses Superviser l’archivage des documents comptables selon les règles ACF Mission 6: Assurer la gestion des Ressources Humaines Le Responsable Support est responsable de: la mise en œuvre et de l’application de la politique RH de la mission sur la base la mise en œuvre des procédures RH de la mission sur la base et du contrôle de leur application le dialogue social sur la base en lien avec le Coordinateur Terrain et le Responsable du Département RH Exemple de tâches : Superviser le recueil des éléments variables de paie (suivi des temps, avances sur salaires…) au niveau des bases, transmettre toutes les informations nécessaires à la production de la paie à la capitale et s’assurer du paiement des salaires. Superviser la gestion et le suivi des avantages sociaux versés sur les bases. Contrôler le suivi du temps de travail (congés, récupérations, heures supplémentaires), s’assurer du respect des règles et alerter les Managers et le Responsable du Département RH. Superviser le recrutement du personnel selon la procédure définie au niveau de la mission Participer à l’élaboration du plan de formation national avec le Responsable du Département RH et superviser sa mise en œuvre S’assurer de la mise en œuvre des entretiens individuels d’évaluation du personnel des bases selon le calendrier prévu Mener les procédures disciplinaires et le suivi des litiges sur la base avec la validation et par délégation du Responsable du Département RH Organiser et animer les relations avec les représentants du personnel (réunions, élections…) Apporter un appui aux Managers dans la gestion des problématiques RH. Mission 7: Encadrer et accompagner les équipes Logistique, Finance et RH des bases Le Responsable Support est responsable de: management quotidien de son équipe (animation, suivi, motivation …) l’évaluation de la performance et du développement des compétences des membres de son équipe Exemple de tâches : Définir les besoins Ressources Humaines de son activité et l’organigramme de son équipe Participer au recrutement de ses équipes Organiser et piloter les réunions d’équipe, et les points individuels, réguliers et exceptionnels Élaborer et suivre les plans d’action individuels des membres de l’équipe Gérer les plannings, la répartition et la coordination du travail Assurer les entretiens d’évaluation des membres de son équipe Apporter un support technique aux équipes Identifier les besoins de formation des membres de l’équipe Créer, organiser et animer des formations Gérer les difficultés d’équipe RELATIONS DE TRAVAIL INTERNES ET EXTERNES INTERNE Management hiérarchiques des équipes support des bases Collaboration avec les Responsables de département support, notamment avec le département logistique Managé par le Coordinateur Terrain Minova EXTERNE Ministère du Travail, Inspection du Travail Coordinateurs Ressources Humaines / Administrateur ONGI Autorités locales RESPONSABILITES DE REPORTING Rapport logistique mensuel Prévisionnel de trésorerie mensuelle Contribution au rapport RH mensuel Participation au Sitrep Profil recherché: Minimum Bac + 2 (University degree) en Logistique, Gestion ou similaire COMPETENCES SPECIFIQUES ET NIVEAU D’EXPERIENCE INDISPENSABLES 2 ans d’expérience à un poste similaire dans une ONG internationale Savoir organiser et gérer des priorités Etre capable de construire et suivre des outils de gestion Savoir travailler dans un contexte de forte pression Connaissance des fondamentaux de la chaîne d’approvisionnement, de gestion de stock et parc véhicule Savoir utiliser des outils budgétaires APPRECIEES Connaissances de la RDC Savoir manager une équipe et de la manager à distance Connaissance des fondamentaux de la gestion de projet (planning, budget, pilotage, capitalisation) Etre créatif dans les solutions proposées Connaissance des fondamentaux du cadre logistique (Kit Log) et admin ACF How to apply: Apply with resume and cover letter at http://actionagainsthunger.theresumator.com/apply/tDHRnt/Responsable-Sup...

Date d'expiration : 2014-08-14

Liens de candidature en ligne :  http://actionagainsthunger.theresumator.com/apply/tDHRnt/Responsable-Support-Terrain.html