United Nations Development Programme recrute: ASSISTANTE ADMINISTRATIVE ( OUVERT UNIQUEMENT AUX NATIONAUX IVOIRIENS )

Description du poste : Le Conseil Exécutif/d’Administration du PNUD a approuvé un Nouveau Plan Stratégique 1 qui couvre la période 2014-2017 afin de permettre au PNUD de mieux faire face aux nouveaux défis de développement en taillant sur mesure les services qu’il offre aux différents pays dans un contexte mondial caractérisé par une mutation sans précédente. Cette adaptation par le réalignement des Programmes de Pays requiert la transformation de l’efficacité institutionnelle en améliorant le système de gestion des ressources aussi bien financières qu’humaines, afin d’atteindre les résultats de façon durable dans les limites des flux de ressources prévues. A cet effet, les Bureaux de Pays ont dû subir un test de Viabilité et d’Efficacité financière (FSE) qui permet de s’assurer que les bureaux extérieurs disposent des compétences requises pour mettre en œuvre les Programmes des Pays au cours du prochain exercice biennal 2014-2015. L’Assistant(e) Administratif(ve) travaille en étroite collaboration, d’une part avec l’Equipe en charge des Passations de Marchés et des Services de l’Appui, et d’autre part avec les agents chargés des Opérations, de l’exécution des Programmes et des Projets du Bureau du pays et des autres agences des Nations Unies, pour assurer une prestation uniforme des services. Duties and Responsibilities Fonction / résultats clés attendus: Mise en œuvre des stratégies opérationnelles; Contribuer au fonctionnement effectif et efficace de l’unité (Bureau/Unité des Opérations/Unité administrative du DRR; Contribuer à la prestation de services administratifs et logistiques; Participer aux activités d’entretien du bureau et la bonne gestion des biens; Contribuer au renforcement des connaissances et à leur diffusion.   Assurer la mise en œuvre des stratégies opérationnelles, se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après:  Pleine conformité des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies des Nations  Unies/du PNUDP; Participation effective à la conceptualisation des processus opérationnels administratifs du Bureau du Pays et mise en œuvre des procédures d’utilisation (SOPs); Participation effective à l’élaboration de plans de travail axés sur les résultats destinés à l’équipe administrative. Assurer le fonctionnement effectif et efficace de l’unité (le Bureau/l’Unité des Opérations/Unité administrative du DRR), se focalisant sur l’atteinte des résultats ci-après: Contacts avec les visiteurs et les membres du personnel, organisation des rendez-vous et des réunions, assurer les services d’interprète le cas échéant et/ou assurer la rédaction des procès-verbaux lors des rendez-vous et des réunions; Compilation et préparation des documents d’information et de présentation, des allocutions, des informations de référence ainsi que des documents destinés aux réunions et aux missions; Traduction des correspondances simples, le cas échéant.  Assurer un appui administratif et logistique effectif, dans le but surtout de: Assurer les expéditions, les arrangements en matière de formalités douanières, préparation des documents du PNUD relatifs à des expéditions (réception/envoi, Préparation de tous les documents nécessaires; et d’assurer le suivi de ces différentes activités; Assurer le rôle d’Acheteur (Buyer) dans Atlas et préparation des Bons de Commande pour les besoins des voyages; Aider dans l’organisation des processus de passation des marchés dont notamment la préparation des documents des RFQs, les ITBs ou les RFPs, la réception des devis, des soumissions ou des offres, leur évaluation préliminaire. Préparation des Bons de Commande; S’occuper des réservations pour les vols et les chambres d’hôtel, préparation des ordres de mission, s’occuper des demandes de visas, de cartes d’identité/cartes de séjour ainsi que des différentes autres pièces administratives requises; Apporter une assistance administrative dans le cadre de l’organisation de conférences d’ateliers, de retraites; Collecter des informations à l’intention du DSA, des agences de voyage et dans le cadre des autres études administratives, et aider dans l’organisation de services communs); S’occuper des déplacements en véhicule, de l’entretien régulier et de l’assurance des véhicules assurer le suivi journalier du livre de bord des véhicules pour la vérification du kilométrage et de la consommation de carburant, et mettre à jour et assurer la tenue des rapports sur l’historique des véhicules; Assurer la gestion des stocks de matériels de bureau y compris la tenue du registre des stocks de matériels de bureau, la distribution desdits matériels comme le souhaite le personnel, ainsi que la tenue du journal de la distribution; S’occuper de la tenue du système d’enregistrement pour assurer la bonne garde des informations confidentielles; Assurer l’extraction des données des différentes sources; Rechercher et collecter des données statistiques au niveau de sources internes tout comme externes; préparer les graphiques, tableaux et rapports statistiques; Assurer le  suivi des échéanciers, des engagements pris par le Bureau, des mesures prises, et coordonner la collecte et la soumission des rapports destinés au Chef de l’Unité; Aider dans l’élaboration du budget et fournir des informations pour les besoins d’audit. Aider dans le cadre de l’entretien du bureau et dans la gestion des biens, dans le but surtout de:  Assurer la tenue des registres de gestion des biens et la préparation/l’élaboration des rapports; Assurer la tenue des dossiers et registres relatifs à l’entretien du bureau; Aider dans l’entretien des locaux et des services communs.  Aider dans le renforcement des connaissances et à leur diffusion au sein du Bureau du Pays, dans le but surtout de: Contribuer à la formation en administration du personnel d’exploitation/d’exécution des projets; Contribuer efficacement à la mise en place de réseaux de connaissances et de communautés de pratique. Impact des resultats Les résultats clés ont un impact sur l’efficacité de l’unité. La fourniture d’informations exactes contribue au renforcement des capacités du Bureau et à la valorisation de l’image des Nations Unies/du PNUD comme contributeur efficace au développement du pays Competencies Compétences relatives à la fonction: Développement de partenariats stratégiques. Tenue des données et des bases de données: Analyser les informations de référence et sélection les initiatives favorables à la création de partenariats; Promotion de l’Apprentissage et de la Diffusion des Connaissances au sein de l’Organisation.  Recherche et analyse de base: Recherche des bonnes pratiques et traçage de nouvelles voies en vue d’une mise en place de pratiques encore plus efficaces. Connaissances du Travail/Expertise technique: Connaissances de base des processus, méthodes et procédures Connaître les principaux processus et méthodes de travail liés au poste à pourvoir; Avoir des connaissances de base sur les politiques et procédures de l’Organisation relatives au poste à pourvoir, et les appliquer de façon cohérente dans l’exécution de ses tâches professionnelles; Faire preuve d’une bonne connaissance des technologies de l’information et les appliquer dans le cadre de l’exécution des tâches qui lui sont assignées; Promotion du Changement et du Développement au sein de l’Organisation. Présentation d’informations sur les meilleures pratiques en matière de changement organisationnel: Faire montre d’aptitudes à reconnaître les problèmes et proposer des solutions.  Conception et mise en place de Systèmes de Gestion:  Collecte des Données et mise en place de systèmes de gestion Utiliser les données/bases de données/les autres systèmes de gestion.  Orientation Client:  Entretenir des bonnes relations avec la clientèle Rendre compte aux clients externes en temps utiles et de manière appropriées; Organiser et prioriser les calendriers de travail compte tenu des besoins des clients et des échéances; Réagir avec promptitude aux sollicitations du client; Promotion de la reddition de comptes et de la Gestion axée sur les Résultats.  Collecte et diffusion de l’information: Assurer la collecte et la diffusion de l’information sur les meilleures pratiques en matière de reddition de comptes et de systèmes de gestion axée sur les résultats.  Compétences relatives à l’Organisation: Faire preuve/préservation d’éthique et d’intégrité; Faire preuve de connaissances et de jugement éclairés sur l’Organisation; Perfectionnement personnel, esprit d’initiative; Avoir un esprit d’équipe et agir en bon membre d’équipe en facilitant le travail d’équipe; Faciliter et encourager une communication transparente au sein de l’équipe grâce à une communication effective; Création de synergies grâce à une bonne maîtrise de soi; Gestion des conflits; Apprentissage et diffusion des connaissances et encourager l’apprentissage des autres; Il incombe à tout membre du personnel d’assurer la promotion de l’apprentissage/la gestion des connaissances; Prise de décisions éclairées et transparentes. Profil recherché: Formation: Niveau Secondaire; Diplôme universitaire en Administration désirable mais n'est pas une exigence. Expérience: 5 ans d’expérience en administration ou Service d’Appui aux Programme; Connaissances avérées en informatique et en Logiciels de Bureautique (MS Word, Excel, etc.); Bonne connaissance des systèmes de gestion en ligne. Langue requis: Bonne maîtrise du français (aussi bien à l’écrit qu’à l’oral); Connaissance pratique de l’anglais.   UNDP is committed to achieving workforce diversity in terms of gender, nationality and culture. Individuals from minority groups, indigenous groups and persons with disabilities are equally encouraged to apply. All applications will be treated with the strictest confidence.

Date d'expiration : 2014-07-30

Liens de candidature en ligne :  http://goo.gl/77uks2