Offre d'emploi

FAO au Mali recrute : Appui administratif/secrétariat
Sous la supervision du Représentant de la FAO au Mali, et plus spécifiquement du coordonnateur du programme FBSA, le/la secrétaire sera chargé(e) de l’appui administratif sera basé(e) au siège du programme, à Nioro du Sahel.

Objectif de l’appuiDans le cadre de ses attributions, le ‘la) contractant aura plus spécifiquement à :
Appuyer l’organisation effective du travail de la coordination, donner un appui logistique et administratif, incluant les réunions, séminaires/ateliers, etc.
Répondre au téléphone et accueillir les visiteurs
Réviser, organiser et archiver la correspondance, information et autres matériels ;
Préparer la correspondance administrative ; créer et maintenir un système d’archives et assurer le suivi des fournitures et matériels.
Assurer l’édition des rapports et assurer la relecture et le respect de la grammaire et de l’orthographe des correspondances et des rapports du ressort de la coordination du programme FBSA.
Organiser les réunions et maintenir à jour le planning du coordinateur et du programme.
Préparer la documentation requise pour les contrats/consultants ou toute autre information le programme lorsque requis.
Assurer l’organisation et le suivi des missions, dont les missions de supervisions ; préparer et assurer l’exactitude des « Travel Expense Claims » du personnel de la coordination des experts, consultants, etc.
Solliciter les « Sécurité Clearance »lorsque requis,
Assurer le suivi de l’utilisation des véhicules/motos,
Tenir à jour l’inventaire des fournitures, biens et équipement et préparer les règles de leur utilisation et entretien (en concertation avec l’agent d’appui opérationnel et le coordinateur),
Gérer la petite caisse,
Assure un suivi interne du plan de travail et des activités,
Superviser le personnel d’appui (chauffeur),
Réaliser toute autre tâche lorsque requis et rentrant dans le domaine de ses compétences.

CompétencesDiplôme d’enseignement secondaire et formation en administration et/ou domaine assimilés ; au moins cinq ans d’expérience pratique et pertinente ; connaissance des outils informatique et expérience des bases de données ; connaissance des procédures des NU et plus particulièrement de la FAO ; capacités de travailler en équipe et flexibilité ; capacités d’organiser le travail et de répondre aux besoins internes et externes de manière précise et efficace ; capacité de travailler avec un minimum de guidance ; connaissance parfaite du français et capacités à s’exprimer efficacement oralement et par écrit.

DUREE : 1 an, renouvelable
Les offres seront adressées à Monsieur le Représentant de la FAO-Mali route de Koulouba-quartier Dar es Salam BP 1820 Bamako-Mali et devront être déposées au secrétariat du bureau du Représentant au plus tard, le Lundi, 24 septembre 2012 à 15 heures.