International Rescue Committee - Congo-Brazzaville recrute: Coordinateur des Subventions/ Grants Coordinator - Congo-Brazzaville

Description de l'offre : An English Description Will Follow: Les Congolais sont fortement encouragés à postuler. L’International Rescue Committee (IRC) est en train de recruter un Coordinateur/une Coordinatrice des subventions (Grants Coordinator) qui sera le leader de l’équipe des subventions et couvrira tous les programmes de l’IRC en République Démocratique du Congo (RDC). CONTEXTE L’International Rescue Committee est l’un de plus importants fournisseurs d’aide humanitaire et d’assistance au développement en RDC avec un budget annuel de plus de 70 millions USD et à peu près 900 employés. l’IRC exécute directement des programmes dans les secteurs de la santé, de la gouvernance et du développement communautaire, de l’éducation, de la protection et autonomisation des femmes, et de la réponse rapide aux besoins d’urgence des populations déplacées dans quatre provinces grâce à un réseau de bureaux de terrain et une gamme de partenariats institutionnels et communautaires. A travers ses projets directs ainsi que les projets des partenaires, l’IRC a actuellement une présence dans neuf sur onze provinces de la RDC. ETENDUE DU TRAVAIL L’IRC-RDC gère environ 20 subventions actives demandant la production d’à peu près 100 rapports pour les bailleurs par an. Le Coordinateur/la Coordinatrice des subventions supervise la production de propositions de projets, des demandes d’avenants de contrats et des rapports aux bailleurs de fonds. Il/elle soutient les équipes des programmes et des opérations avec des conseils sur les règlements des bailleurs et d’IRC de manière proactive et est responsable pour la gestion des documents contractuels. Le Coordinateur/la Coordinatrice est sous la supervision du Directeur des Programmes, et supervise quatre gestionnaires de subventions basés dans des bureaux provinciaux de l’IRC en RDC. RESPONSABILITES Assurer la soumission des propositions de projet de qualité et ponctuelles et l’identification d’opportunités de financement * Assure le maintien d’un système de gestion du développement des propositions de projets avec des responsabilités claires entre la direction et les départements de programmes, finances et opérations afin de produire des soumissions de qualité et ponctuelles ; * Les propositions de projet en vue sont suivies avec les outils de suivi et de reporting standards d’IRC ; * Le Coordinateur est le point focal principal pour les points focaux d’IRC aux sièges de New York et de Londres pour ce qui concerne la préparation des propositions de projet ; * Le développement des propositions de projet et des demandes d’avenants (distribution et gestion du planning et processus de développement, écriture, relecture et correction, liaison avec les rédacteurs et relecteurs etc.) est coordonné et réalisé effectivement. * Suivre les stratégies des différents bailleurs de fonds et les partager avec les staffs de programmes. Superviser les Gestionnaires de subventions et soutenir les collègues d’IRC, en particulier les staffs de programme, pour la gestion des subventions * Les Gestionnaires de subventions reçoivent des formations, des conseils techniques et la supervision nécessaires pour remplir leurs responsabilités en ce qui concerne la revue des rapports et des propositions de projets, l’appui pour la conformité avec les règlements, etc.; * Remplir les fonctions de gestionnaires de subventions pendant leur absence ; * Des chaînes de communication interne et externe effectives en relation avec les subventions sont établies avec les collègues et respectées ; La communication avec les équipes de programmes et de support de l’IRC en RDC et aux sièges par rapport a la conformité avec les règlements, les propositions de projet et les rapports est constructive, claire et organisée. * Maintenir des relations positives et constructive avec les bailleurs en RDC et a l’étranger a travers la gestion des Managers des Subventions et le développement des outils et systèmes * Des outils de suivi des exigences des bailleurs en reporting, finance et gestion de projet existent et sont mis à jour régulièrement ; * Le développement, la revue et la soumission de rapports bailleurs par les Managers sont suivis et soutenus pour assurer la qualité, la véracité et la ponctualité ; * Les fonctions de représentation ou de liaison avec les bailleurs sont remplies en fonction des besoins et / ou en l’absence de point focaux bailleurs habituels. Veille sur la conformité avec les règlements des bailleurs de fonds * Une compréhension approfondie et large des politiques, règlements et procédures des bailleurs de l’IRC RDC est développée et maintenue par le Coordinateur/la Coordinatrice de subventions et les autres membres de l’équipe de subventions sont formés dans ces domaines; * Les accords et les contrats bailleurs sont relus pour identifier les domaines de conformité particuliers qui requièrent parfois des solutions appropriées à créer si besoin; * Les risques par rapport a la conformité sont identifiés de manière proactive et des conseils sont fournis aux points focaux des subventions et au personnel de l’IRC RDC (direction, finance, achats, etc.) ; * Un système de gestion des informations et de classement maintenu par les Managers existe et tous les documents contractuels relatifs aux relations avec les bailleurs de fonds, rapports, correspondances etc. sont tenus à jour de manière appropriée dans les archives des bureaux de l’IRC RDC. EXIGENCES * Masters ou diplôme équivalent en Relations internationales, développement ou autre sujet pertinent ; * Au moins trois ans d’expérience dans la gestion des subventions et le développement des propositions de préférence en Afrique et dans un pays post-conflit ou en conflit ; * Familiarité avec les règlements des bailleurs de fonds (en particulier DFID et USAID) ; *  Connaissances des mécanismes de contrat de l’USAID et les « commercial tenders » de DFID est un atout. * Bon/bonne communicateur/trice avec des compétences fortes d’organisation, de gestion de temps et d’analyse ; * Des capacités élevées relationnelles et de diplomatie ; * Anglais et français courants, à l’écrit et à l’oral ; * Des compétences prouvées d’écriture et de rédaction des documents de projets ; * Flexibilité pour s’adapter aux exigences du travail et un contexte qui évolue constamment ; * Capacité de guider et de renforcer les capacités du personnel ; * Capacité de gérer des priorités concurrentes, tenir des délais rigides et travailler sous pression dans des conditions instables ; * Aisance en informatique ; doit être compétent en Windows MS (Word, Excel), email, etc. ; * Une expérience chez IRC est préférée. SITUATION SECURITAIRE SPECIFIQUE/LOGEMENT Le Coordinateur de subventions sera basé à Kinshasa. Avec une population d’environ 10 millions de personnes, la ville est calme et relativement sûre. La criminalité et les vols sont courants ; ainsi l’IRC impose des restrictions de mouvement. Le poste est non-accompagné et le Coordinateur/la Coordinatrice sera logé(e) dans une résidence partagée. ****** The International Rescue Committee (IRC) currently seeks a Grants Coordinator (GC) for its programs in the Democratic Republic of the Congo to oversee all grants and compliance issues and lead a team of four Grants Managers. BACKGROUND The International Rescue Committee is one of the largest providers of relief and development assistance in the Democratic Republic of Congo with a current annual budget of over US$ 70 million and approximately 900 staff. In four of DRC’s provinces, IRC directly implements programs in the sectors of health, governance & community development, women’s protection & empowerment, education, and emergency response through a network of nine field offices and a range of institutional and community partnerships. IRC is present through its direct programs and through partners in a total of nine out of eleven provinces in DRC. SCOPE IRC DRC currently has a portfolio comprising over 20 grants requiring the development and submission of approximately 100 donor reports annually. The Grants Coordinator oversees the production of timely, high quality project proposals, amendment requests and reports to donors, provides program and support teams with proactive advice on compliance with donor and IRC regulations and is responsible for contractual document management. The Grants Coordinator reports to the Director of Programs and supervises four Grants Managers located in IRC’s provincial offices. ESSENTIAL JOB FUNCTIONS: RESPONSIBILITIES 1) Ensure quality and timely proposal submissions and support opportunity identification * A system is in place with clear responsibilities for handling proposal developments with management, programs, finance and operations departments to yield timely and quality submissions; * IRC DRC’s upcoming proposals are tracked with standard IRC tracking and reporting tools; * The Coordinator is the primary interlocutor for the HQ-based (NYC and London) DRC focal points as regards proposal processing; * Project proposal & revision developments (issuing and management of timelines and development processes, writing and editing, review, liaison with writers and reviewers etc) are coordinated and completed effectively. * Monitoring, research and analysis into donor strategies is carried out and shared with program staff. 2) Supervise Grants Mangers and support relevant IRC colleagues, in particular program staff, with grants management * Grants Managers receive training, technical guidance and oversight to fulfill their responsibilities with regard to report and proposal review, compliance support provision etc.; * Coverage of grants managers’ responsibilities is provided in their absence; * Effective channels of internal and external communications relating to grants are established with colleagues and respected; * Communication with IRC DRC and HQ colleagues around compliance, proposals and reports is constructive, clear, and organized. 3) Maintain positive and constructive relationships with donors, in-country and abroad through oversight of Grants Managers and Systems and Tools Development * Donor reporting requirements, financial & management tracking, and reporting tools exist and are updated regularly; * The development, review and submission of all donor reports by Grants Managers is monitored and supported to ensure high quality, accuracy and timeliness; * Liaison or representation requirements to donors as the need arises and/or in the absence of regular donor focal points are fulfilled. 4) Monitor Compliance * A broad and deep understanding of IRC DRC donor policies, regulations and procedures is developed and maintained by the Grants Coordinator and other grants team members are trained in these areas; * Grant agreements and contracts are reviewed to identify compliance issues and contribute to the implementation of appropriate solutions as necessary; * Compliance risks/issues throughout the portfolio are proactively identified and advice is offered to grants focal points and other IRC DRC staff (senior management, finance, procurement, etc.); * An information management and filing system exists and is maintained by Grants Managers; the GC ensures all donor contractual documents, reports, key correspondence etc. are appropriately filed in up-to-date and consistent soft and hard libraries available as relevant in IRC DRC offices. REQUIREMENTS * Masters degree or equivalent in international affairs or related subject; * At least 3 years of experience working in project and/or grants management and proposal/business development/design, at least one of which must be in a post-conflict setting; * Prior knowledge of donor regulations (in particular DFID and USAID); * Experience with USAID contract mechanisms and DFID commercial Tenders a plus; * Good communicator with strong organizational, time management and analytical skills; * Excellent inter-personal, cultural and diplomatic skills; * Superior writing and editing skills with a close attention to detail; * Flexibility to adapt to changing requirements; * Strong capacity to mentor and build capacity of staff; * Ability to juggle competing priorities, meet demanding deadlines and work under pressure in unstable security environments; * Strong computer skills: must be competent in the use of Windows MS office programs (Word, Excel), email programs, etc. * IRC experience preferred; * Fluency in French and English, spoken and written, is essential. Specific Security Situation/Housing: The Grants Coordinator will be based in Kinshasa. With a population of approximately 10 million people, the city is usually quiet and relatively safe. Crime and theft are common so there is limited freedom of movement. The position is unaccompanied; the Grants Coordinator will be housed in shared accommodation. Postuler en ligne http://www.aplitrak.com/?adid=c3RldmVueS44OTExMC42MTc3QGlyYy5hcGxpdHJhay5jb20

Date d'expiration : 2014-10-25

Liens de candidature en ligne :  http://ch.tbe.taleo.net/CH02/ats/careers/requisition.jsp?org=IRC&rid=10677&cws=1