ALIMA recrute: MALI EBOLA – Responsable Approvisionnement

Description de l'offre : L’ASSOCIATION ALIMA   The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une organisation médicale internationale, fondée  en  2009.  ALIMA  a  pour  objectif  de  produire  des  secours  médicaux  lors  de  situations d’urgences ou de catastrophes médicales et d’améliorer la pratique de la médecine humanitaire en développant  des  projets  innovants  associés  à  de  la  recherche  médicale.  La  particularité  de l’association est de fonder son mode opératoire principalement sur le partenariat avec des acteurs médicaux nationaux. En mutualisant et capitalisant leurs compétences, ALIMA et ses partenaires permettent l'accès à des soins de qualité au plus grand nombre. Depuis  sa  création,  l’association  et  ses  partenaires  ont  su  se  développer  à  la  mesure  de l’augmentation des besoins humanitaires médicaux, notamment au Sahel : 400 000 patients traités en 2013 dont 27 000 hospitalisations, une nouvelle gouvernance entre les partenaires et la consolidation de la plateforme des ONG médicales du Sahel, de nouvelles approches innovantes et des projets de recherches opérationnelles. En 2014, avec six pays d’interventions, 15 projets, plus de 1 000 employés et un budget de 16 millions d’euros, ALIMA est une ONG dynamique et efficace dans le déploiement de secours médicaux pour les personnes les plus vulnérables.   CONTEXTE   L’épidémie de Maladie à Virus Ebola (MVE) qui sévit actuellement en Afrique de l’Ouest, notamment en Guinée, Sierra Leone et Libéria, s’est déclarée au Mali fin octobre avec la mort d’une fillette venant de Guinée. Un nouveaux cas en novembre chez un imam venu de Guinée a porté l’épidémie à Bamako, et à Kourémalé – ville frontière avec la Guinée. Au 20 novembre le pays comptait  6 cas, dont 5 décès.   ALIMA et son partenaire malien, AMCP (Alliance Médicale Contre le Paludisme) travaillent dans la région de Koulikoro depuis mars 2011, et en particulier dans le district de Kangaba, zone frontalière de la Guinée. Le projet se concentre sur l’appui à la prise en charge des principales pathologies pédiatriques, au premier rang desquels la malnutrition aigüe sévère et le paludisme. ALIMA et AMCP sont également présentes au nord du Mali, dans la région de Tombouctou.   Le projet d’ALIMA/AMCP de riposte face à l’épidémie d’Ebola au Mali bénéficie de la très bonne connaissance du terrain, et de la bonne collaboration avec les autorités sanitaires locales, régionales et nationales.   Les actions d’ALIMA ont commencé dès la phase de préparation. Des actions de renforcement de l’hygiène, de formation du personnel et d’identification de zones d’isolation sont mises en place dans les 6 CSREF (Centres de Santé de Référence) appuyés par ALIMA/AMCP de la Région de Koulikoro, dans 10 centres de santé les plus proches de la frontière. Une réponse d’urgence a été déployée à Kayes en octobre suite à la confirmation d'un cas de MVE, avec  la  construction  d'une  Zone  d’Observation  Temporaire  (ZOT)  de  5  lits  et  la  formation  du personnel médical. A Bamako, 3 CSREF sont appuyés pour un appui technique (via des infirmiers superviseurs et des responsables Eau Hygiène Assainissement), la réalisation de formations pour 100 personnes par CSCREF et les Médecins Chefs des CSCOM (Centres de Santé Communautaires) qui réfèrent aux 3 CSREF. Un appui est également apporté à Kouremalé.   TYPOLOGIE DU POSTE   Lieu de Mission : MALI / Bamako   Par délégation du Responsable des Projets d’Approvisionnement, le responsable approvisionnement veille :     à la qualité et la bonne organisation de tout le circuit d’approvisionnement des missions qu’il supervise ;    au suivi des équipements (matériel d’investissement) de l’ensemble des programmes, en collaboration avec le Responsable des Projets d’Approvisionnement pour les urgences et avec les LogDesk pour les programmes ;   LIENS FONCTIONNELS ET HIERARCHIQUES   Il rend compte au Responsable des Projets d’Approvisionnement. Il collabore avec les différents postes logistiques intervenant dans la réalisation des projets : les desks, les coordinateurs Logistiques, les responsables appro pays, les Responsable Logistique Projets, les Gestionnaire de stock ... Il collabore avec les départements Médicaux et Financiers.   MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES   1.   OBJECTIFS PRINCIPAUX     Garantir l’approvisionnement des programmes que ce soit international ou national.     Développement des expertises des acteurs de la chaîne d’approvisionnement.     Assurer le backup et le renforcement des équipes terrains en cas d’urgences, d’ouverture pays, de renforcement des compétences locales et d’augmentation des activités.     Assurer la mise en place et le suivi de commande de tous les projets.       2.   OBJECTIFS SPECIFIQUES a.   Approvisionnement et commandes sur les missions : i.       Approvisionnement général :     Se charge de la mise en place d’un software de gestion des approvisionnements dans les pays d’intervention.     S’assure  de  l’existence  et  du  bon  fonctionnement  d’un  circuit  d’approvisionnement  et  du matériel (procédures etc.), en collaboration avec le département logistique.     S’assure  de  l’existence  et  du  suivi  du  Plan  d’approvisionnement  du  pays,  le  cas  échéant accompagne l’ensemble des coordinations à la rédaction du plan d’approvisionnement du pays. Elabore les stratégies de sa mise en œuvre, en garantit le suivi et l’analyse.     Documente et consolide la connaissance Approvisionnement dans ses missions (types de biens disponibles, ressources maintenance, procédures douanières, transitaires, taxes et exonération, voie d'approvisionnement, Import/Export, autres acteurs...)     Maitrise les procédures bailleurs en fonction du type d’approvisionnement et en garantit la bonne application.     S’assure du bon archivage des documents d’approvisionnement, organise l’archivage au niveau de la mission le cas échéant.   ii.       Approvisionnement National des missions :     S’assure du respect des   procédures ALIMA en ce qui concerne les achats Nationaux, le cas échéant corrige et forme les personnes responsables des activités (l’acheteur).     S’assure de l’existence et de l’utilisation d’une liste des demandeurs (responsable d’activités) par projet et en coordination, le cas échéant accompagne la mise en place.     S’assure de l’existence de comités d’achats dans chaque Projet et en Coordination, le cas échéant accompagne la mise en place.     S’assure de la récolte des données concernant les fournisseurs (contacts, prix, fiabilité…), le cas échéant accompagne la mise en place.     S’assure du bon traitement de ces données (mise à jour des listes fournisseurs et liste de prix…), le cas échéant accompagne la mise en place.     S’assure d’études de marché régulières, le cas échéant accompagne la mise en place.   iii.       Commandes Internationales Pays de ses missions :     Garantit la planification des commandes internationales avec les Coordinations.     Se  charge  du  suivi  et  de  la  mise  à  jour  des  informations  concernant  les  réglementations nationales d’importation.    Accompagne la rédaction de la procédure de dédouanement et veille à sa mise à jour régulièrement.     Assure le suivi de la documentation et à l’obtention des exonérations des missions.   iv.       Expéditions/Réceptions :     Collecte et documente les capacités des pays par moyens et types de biens à transporter.     S’assure du bon déroulement des expéditions jusqu’aux projets : respect des délais, des bonnes conditions de transport du matériel transporté et de la présence des documents adéquats pour le transport : CargoManifest, PackingList, Contrat transport, AR..., le cas échéant accompagne la mise en place.     S'assure de la mise en place de procédures de sécurité en matière de transport, le cas échéant accompagne la mise en place.   b.   Gestion des équipements :     Est garant de la mise en place et de la bonne utilisation (selon les standards ALIMA) des outils de gestion appro et de suivi des équipements, le cas échéant accompagne les corrections avec les équipes des missions.   c.   Gestion des ressources humaines :     Accompagne le recrutement de personnel de son équipe.     Organise la circulation de l’information au sein des équipes supply de ses missions.       d.   Analyse de données / Reporting :     Met en place un système de communication avec les projets pour la collecte des données.     Consolide les rapports sur les approvisionnements des missions (nombre total de commandes, nombre de transport Int, montant des dépenses ...) pour chaque mission en général.     Consolide les rapports sur les consommations des stocks (nombre total des entrées et de sorties, transfères entre projets, alerte ...) pour chaque mission en général.     S’assure de la circulation vers les autres départements de l’information concernant l’état des stocks, la gestion des stocks et l’état des consommations.     S’assure que les outils de gestion sont correctement complétés et analysés.   e.   Support technique :     Effectue des visites régulières dans les projets pour s’assurer de la bonne gestion du circuit d’approvisionnement et de la bonne tenue des stocks (propreté, péremption, conditions de stockage…).     Rédige un rapport de fin de visite pour chaque mission visitée, avec évaluations, interventions et recommandations.     Evalue les besoins et planifie les formations nécessaires du personnel.   EXPERIENCES ET COMPETENCES   Formations : -   Logistique/chaine d’approvisionnement, Informaticien, études supérieures en informatique ou formation similaire. -   Supply, CHL, Bioforce ou formation similaire.   Expériences : -   Une année minimum d’expérience à un poste similaire est requise. -   Expérience dans la gestion des approvisionnements d’un programme humanitaire. -   Maitrise des flux et de l’organisation des approvisionnements d’une mission. -   Utilisation et mise en place de Software de gestion Supply. -   Très bonne maitrise des outils informatiques. -   Expérience d’expatriation dans une fonction similaire serait un atout.       Qualités du candidat : -   Autonomie et prise de poste rapide. -   Capacité d’analyse et sens critique. -   Capacité rédactionnelle. -   Sens de l’organisation et rigueur. -   Capacité d’adaptation, diplomatie et patience. -   Capacité d’écoute importante. -   Capacité à travailler en équipe. -   Capacité à travailler sous pression. -   Capacité à vivre et à travailler dans des localités souvent éloignées des capitales, situées en zone rurale et souvent peu couvertes en termes sécuritaires, médicaux, sociaux et de loisirs. -   Curiosité pour les projets et les activités d’ALIMA.   Langues : -   La maitrise (écrit et oral) du français est indispensable, l’anglais est un plus. CONDITIONS   Durée du contrat : 4 mois   Prise de poste : Dès que possible.   Salaire : selon expérience.   Documents à envoyer : Pour postuler, merci de nous faire parvenir votre CV et lettre de motivation, à candidature@alima-ngo.org avec en sujet la référence « MALI EBOLA -  Responsable Approvisionnement ».   Date de fin de validité de l’annonce : 25/12/2014.

Date d'expiration : 2014-12-25

Email de reception des CVs :  candidature@alima-ngo.org